Пять способов, как сделать совещание более полезным
Всем приходилось оказываться в ситуации, когда совещание тянется без конца и видимой пользы. Неясно, то ли никто не может сказать ничего по делу, то ли не приглашены нужные люди — в любом случае неэффективные деловые встречи приводят к потере времени и ценных ресурсов во многих компаниях.
К сожалению, это происходит слишком часто. Совещания в каждом случае должны приносить какой-то результат, будь то обмен важной информацией или заключение сделки. Когда единственный исход встречи — это перегрызенный кем-то от скуки карандаш, пора что-то менять.
Вот список самых важных вещей, которые необходимо учесть при планировании эффективных бизнес-переговоров.
Наличие повестки
Знать, что будет происходить на совещании, полезно, и полный провал по результатам обсуждения — все равно куда лучше, чем полное отсутствие четкой темы для разговора. Но хорошая повестка должна отвечать куда более строгим требованиям.
К ним, в частности, относится установка целей, к которым должно привести обсуждение каждого из поднимаемых вопросов. Лимитирование времени, которое можно потратить на каждый из них, дополнительно структурирует обсуждение и исключает разговоры не по делу. Чем более детально прописана повестка встречи, тем более вероятно, что в итоге ее будут придерживаться.
Раздаточные материалы
Большое количество времени может уйти на одно только изложение темы встречи еще до начала ее содержательной части. Если предоставить участникам совещания всю эту информацию в распечатанном виде, то появится возможность сократить затраты времени вдвое или даже больше. Когда отпала необходимость в том, чтобы вводить всех присутствующих в курс текущих дел, можно уделить больше внимания обсуждению и дискутированию по поводу актуальных тем — а это именно то, что приносит практически полезный результат.
При использовании такого стиля переговоров возникает риск, что не все захотят ознакомиться с выданными им распечатками. Но это вряд ли будет повторяться часто: никто не хочет сидеть на обсуждении, не имея ни малейшего понятия, о чем идет речь.
Как можно меньше людей
Число участников лучше поддерживать на минимально возможном уровне. Чем их больше, тем выше вероятность, что ход встречи собьется с заранее намеченного. Нужные люди с нужным уровнем осведомленности важны для исхода переговоров в наибольшей степени, а те, кто знакомы с делом лишь поверхностно, только тормозят продвижение к цели.
Сперва — о самом важном
Это очень, очень существенно. С течением времени участники устают, у них падает доступный объем внимания — соответствующим образом падает и эффективность переговорного процесса. Самые главные ответы лучше всего получать, используя свежие и острые умы, поэтому приступать необходимо сразу после начала мероприятия. Если это золотое правило будет нарушено, то решение самых главных вопросов ляжет на плечи уставших, зевающих и клюющих носом сотрудников.
Быстрые встречи — на ногах
Когда совещание обещает закончиться скоро, лучше не усаживать ее участников. На первый взгляд такой совет может показаться странным, но он поможет не откладывать существенные вопросы на потом и не тратить время понапрасну. Почему? Потому что стоять неудобно, и все захотят решить все проблемы как можно скорее, чтобы уже можно было сесть.
Пока шла работа над этой статьей, по всему миру сотни и сотни часов были напрасно потрачены на неэффективных встречах. Не повторяйте одни и те же ошибки по несколько раз.
