Как правильно говорить с клиентами, подрядчиками и коллегами
Самый популярный пункт в новом резюме? Коммуникабельность. Умение слышать и быть услышанным. Умение расположить себе человека. Умение создать результат путем диалога. Слова — главный инструмент решения бизнес-задач. И успех на 70% зависит от построения правильных взаимоотношений с клиентами, партнерами, поставщиками, персоналом. Обо всем по порядку читайте ниже в статье.
Общие рекомендации
Разговор – двусторонний обмен информацией. Поэтому нужно не только стараться быть услышанным, но и слушать собеседника. Каждые важные переговоры стоит планировать заранее: ставить перед собой цель общения, стараться предусмотреть возможные ответы собеседников, подобрать аргументы для их убеждения. Передавая любую информацию:
- говорите убежденно;
- говорите о том, что действительно важно;
- нужно, чтобы собеседник понимал, чего вы от него ждете;
- удостоверьтесь, что вас поняли полностью и правильно.
Слушая собеседника, нужно относиться к его словам непредвзято, определять главные моменты его монолога, а в финале подтвердить, что вы его правильно поняли. По завершению любой важной коммуникации проанализируйте действия и ошибки, старайтесь не допускать их в будущем.
Самопрезентация
Этот навык пригодится при общении с потенциальными партнерами, инвесторами, клиентами. Научитесь рассказывать о себе, своем бизнесе, товарном предложении за 30 секунд. Заранее продумайте все ситуации, когда это может пригодиться. Успешные люди не терпят пустых потерь времени и неконструктивных разговоров. Часто от этого короткого представления зависит положительный исход: вы сможете произвести на человека благоприятное впечатление и запомниться ему.
Выражайте уверенность и анализируйте опыт
Хотите, чтобы собеседник убедился в вашей правоте, принял вашу точку зрения? Будьте уверены в том, что говорите. Стрессоустойчивость –важное качество, позволяющее оставаться невозмутимыми даже в непредсказуемых ситуациях, которые могут возникнуть при общении.
Если же коммуникация не привела к желаемому результату, вам нужно проанализировать разговор и определить причины, помешавшие успешному решению вопроса. В следующих разговорах старайтесь не допускать этих ошибок. В любой коммуникации лучшими качествами будут вежливость, естественность, структурированная речь. Также следует чаще называть собеседников по именам, выражать неподдельный интерес к их словам.
Барьеры для диалога в бизнесе:
- между собеседниками отсутствует взаимоуважение;
- цели бизнес-коммуникации неясны;
- выбран неправильный канал связи (например, телефонный разговор, когда лучше было бы обсудить все лично или в мессенджере);
- один из собеседников игнорирует ценности второго;
- возникло взаимное непонимание;
- негативный оборот коммуникации (угрозы);
- умышленный или неумышленный обман.
Секреты эффективного диалога
Еще одним барьером бизнес-коммуникации может стать негативная обратная связь – информация, которая содержит реакцию собеседника. Чтобы избежать плохого фидбека, в процессе общения нужно придерживаться следующих правил:
- Не выражайте собственные мысли в оценочной форме – если у собеседника иная точка зрения, возникнет недопонимание.
- Делитесь информацией, но не советами: собеседнику могут быть интересны ваши размышления, но не категорические утверждения.
- Для каждого типа коммуникации находите подходящую обстановку и форму. Отчитывать сотрудника перед всеми во время корпоративного праздника не слишком эффективно. Пытаться договориться с партнером о поставках в неформальной обстановке тоже неуместно.
- Не касайтесь личностей: не делайте замечаний и не исправляйте собеседника. Нельзя критиковать особенности поведения, которые невозможно изменить.
- Не озвучивайте выводы: говорите о наблюдениях и предположениях.
Как правильно слушать?
Далеко не все умеют слушать: по данным исследований, в среднем вы слушаете собеседника с эффективностью в 25%. Остальную долю занимают собственные размышления и отвлекающие факторы. Слушать – не значит просто дать собеседнику возможность высказаться. Слушать – это правильно воспринимать. Как показать собеседнику, что вы его слушаете? Задавайте уточняющие вопросы. Они могут быть закрытыми, открытыми и специальными.
Лучше всего подходят для общения открытые вопросы: те, на которые нельзя ответить однозначно. Вместо: «Вам понравилось на презентации?» спросите: «Чем вам запомнилась презентация?». Что касается специальных вопросов – они нужны для уточнения подробностей: данных, даты и так далее.
Практически любая бизнес-коммуникация – это обмен информацией. Эффективность в каждом случае зависит, насколько полной информацией владеют стороны. Поэтому к любому общению готовьтесь заранее – от слов зависит ваш бизнес.
Данный материал составлен на основе тренинга, разработанного специально для проекта «Экономические возможности пострадавшим от конфликта» с целью обучения начинающих предпринимателей. Проект реализуется Украинским Женским Фондом в партнерстве с Бизнес Ареной, при финансовой поддержке Агенства США по международному развитию (USAID).
