Как писать должностные инструкции для своих сотрудников

На большинстве предприятий применяются должностные инструкции, для построения работы предприятия профессионально. Есть определённые формы этих инструкций. Но, несмотря на их широкое распространение, очевидно, что они свои функции не выполняют или выполняют недостаточно эффективно. А сами сотрудники относятся к ним как элементу бюрократии.

Что же не нравится сотрудникам:

• В первую очередь бюрократический элемент, который присутствует.
• Не реальные инструкции.

Обычно на больших предприятиях есть специальный отдел который пишет инструкции. На небольших предприятиях берут эти инструкции за основу. Но понятное дело, что написать универсальную инструкцию для всех нереально. На каждом предприятии есть свои специфичные нюансы в работе, свои специалисты.

Есть термин «итальянская забастовка». Такой вид, когда все делается чётко по инструкции. А так как уже написано выше универсальных инструкций не может быть в принципе, то следование инструкциям буквально приводит буквально к катастрофам на предприятии.

Есть примеры довольно успешно составленных инструкций, к примеру: крупные торговые сети как «Метро», «Макдоналдс» и т.д. Их инструкции составлены детально и позволяют безболезненно расширять сети, сохраняя все особенности данной сети.

Это говорит о квалификационном уровне специалистов отдела регламента, чтобы суметь учесть специфику работы на всех существующих должностях.

Кто пишет инструкции

Единственная цель инструкции помочь сотруднику профессионально выполнить свою работу. На производстве есть технологические описания. Аналогичную инструкцию можно сделать для каждого сотрудника. И любое предприятие, ориентировано на какой-то готовый продукт, но продукт соответственно специфике работы. Для бухгалтера правильные отчёты, для менеджера –доход и т.д.

Есть продукция для продажи. Есть продукты промежуточного цикла. Везде могут быть свои инструкции промежуточного производства и выхода готовой продукции. Т.е. правильные инструкции для конкретного предприятия может написать тот, кто знает специфику работы на практике и хорошо.

Ну а в большинстве случаев в отделе регламента работают люди, не разбирающиеся в этих вопросах. Т.е. инструкции писать для конкретного предприятия должны люди, хорошо знакомые с работой предприятия и каждого сотрудника.

Ещё один минус общих инструкций

Инструкция должностная обязывает, за нарушение руководитель имеет право уволить или оштрафовать. Конечно, дисциплина важна, но не в ущерб инициативе и духу. Т.е. в этом случае инструкция просто источник стресса. Но ведь основная функция должностной инструкции это введение в курс дел.

Правильная инструкция

Должна делаться только на успешном опыте работы, наиболее компетентными специалистами-практиками.
Могут быть предварительные (экспериментальные) инструкции, которые должны изменяться в процессе работы в сторону улучшения

Кто имеет право узаконить инструкции в окончательном варианте. Конечно владелец.

Показатели эффективности

В стандарте ISO 9001 есть выражение, что предприятие должно ориентироваться на эффективное управление, но не объясняется как. Руководители используют то, что есть не лучшего качества. Или делают всё чисто формально.

Показатели эффективности при правильном применении являются хорошим инструментом управления. И они отражают количество производимых продуктов в привязке по времени. В инструкции должен отражаться порядок отчётов о показателях и на их основе сотрудников могут поощрять, премировать, наказывать.

В инструкциях должна быть отражена организационная структура и место в этой структуре каждого конкретного сотрудника. Далее должна быть схема, отражающая, что поступает этому сотруднику в работу (материалы, полуфабрикаты, документы…), какие операции должны быть произведены и куда переправить дальше. Кому, как писать отчёты.

Все используемые документы должны быть в форме правильно заполненных образцов и быть в составе должностной инструкции.

Внедрение должностной инструкции

По сути, должностная инструкция это пакет документов. Сотрудники должны их изучить. И изучение должно проводиться согласно контрольного листа, в котором включены практические навыки, упражнения, стажировки и т.д.

Перечень документов входящих в состав должностной инструкции:

• Назначение должности.
• Описание должности.
• Контрольный лист с перечнем необходимых мероприятий.
• Полная подборка материалов с описанием функций, прав, обязанностей и т.д.
• схема потоков, отражающая, что поступает, что с этим делать, куда отправлять дальше.